Managed Services providers (MSP’s) staan voor de uitdaging om groeiende aantallen klanten effectief en efficiënt te beheren. Een gestructureerde aanpak helpt klantomgevingen te standaardiseren, beheertaken te optimaliseren en wijzigingen gecontroleerd door te voeren. In dit artikel wordt toegelicht hoe een uniforme Microsoft 365-inrichting en het gebruik van deployment-ringen bijdragen aan een voorspelbare en veilige beheeromgeving.

Waarom standaardisatie en deployment-ringen?

Een uniforme Microsoft 365-inrichting biedt de volgende voordelen:

• Voorspelbaarheid en efficiënt beheer – Minder variaties tussen klanten zorgen voor eenvoudiger en sneller beheer.
• Betere risicobeheersing – Problemen kunnen vroegtijdig gesignaleerd en op een gecontroleerde manier opgelost worden.
• Schaalbaarheid – Nieuwe klanten kunnen sneller worden onboard en beheerd.
• Consistente security en compliance – Door vaste acceptatiecriteria en monitoring wordt de naleving van beleid verbeterd.

Standaardisatie van Microsoft 365-omgevingen

Een uniforme baseline voor Microsoft 365 omvat:

• Beveiligingsrichtlijnen: Conditional Access, MFA, Defender-oplossingen.
• Identiteits- en toegangsbeheer: Entra ID, PIM.
• Licenties en compliance policies: Voor Android, iOS, macOS, Windows 10/11.
• Monitoring: Via Microsoft Sentinel en Lighthouse.
• Back-up en herstel: Controle en testen van herstelbaarheid.

Governance en Change Management

Om consistent beheer te waarborgen:

• Change Advisory Board (CAB): Beoordeelt en keurt wijzigingen goed.
• Periodieke audits en compliance assessments: Controleren naleving van standaarden.
• Escalatieproces: Bij afwijkingen moet Managed Services eerst geconsulteerd worden voordat een oplossing in productie gaat.
• Formele reviewprocedure: Bij afwijkingen van de standaard wordt een risicobeoordeling uitgevoerd, waarna een besluit wordt genomen of de oplossing geaccepteerd, aangepast of afgewezen wordt.

Release- en Deployment-Management

Deployment-ringen zorgen voor gecontroleerde uitrol op twee niveaus:

Ringen over klanten heen

• Pilot-ring: Kleine groep klanten test wijzigingen en valideert impact.
• Early adopters-ring: Breder uitgerolde wijzigingen naar een grotere klantenset.
• General Availability-ring: Alle klanten ontvangen de update, mits gevalideerd in eerdere ringen.

Ringen binnen een klantomgeving

• Pilot-gebruikers: Kleine groep interne IT-medewerkers of power users testen de update.
• Early adopters-gebruikers: Een bredere groep gebruikers ontvangt de update voor verdere validatie.
• General Availability-gebruikers: Alle medewerkers binnen de organisatie krijgen de update.

Managed Services bepaalt of wijzigingen direct nodig zijn of in de volgende release worden opgenomen. Dit helpt bij risicobeheersing en zorgt voor een gecontroleerde, schaalbare uitrol van updates en configuratiewijzigingen.

Beheertaken, Automation en operationele controles

Om stabiliteit te waarborgen en beheertaken efficiënter uit te voeren, speelt automatisering een cruciale rol. Door geavanceerde tooling kunnen taken geautomatiseerd en gestandaardiseerd worden uitgevoerd, waardoor de beheerslast wordt verlaagd en operationele processen efficiënter worden.

Automatisering van beheertaken

Met behulp van CoreView Configuration Manager (voorheen Simeon Cloud), Inforcer en SuperVision kunnen Managed Services de volgende taken automatiseren:

• Beheer van configuraties en beleid – Instellen en afdwingen van standaardconfiguraties in Microsoft 365.
• Automatische monitoring en alerting – Continu scannen op afwijkingen en proactief beheer via Sentinel en Defender.
• Self-healing en auto-remediation – Automatische herstelacties uitvoeren bij afwijkingen van het beleid.
• Bulkbeheer en updates – Efficiënt uitrollen van wijzigingen naar meerdere klantomgevingen zonder handmatige acties.

Door deze automation tools te integreren, wordt het mogelijk om configuraties snel en consistent te beheren en eventuele afwijkingen direct te corrigeren.

Operationele controles

Om stabiliteit te waarborgen worden regelmatige controles uitgevoerd:

• Back-up controles: Verifiëren en testen van back-ups.
• Beveiligingscontroles: Conditional Access policies en Defender-incidenten analyseren.
• Monitoring en logging: Controle op Sentinel-logboeken en opvolging van alerts.
• Licentiebeheer: Up-to-date houden en ongebruikte licenties opschonen.
• Compliance-checks: Apparaten en gebruikers toetsen aan beleid en updates doorvoeren.

Documentatie en overdracht

• Platformdocumentatie wordt centraal aangeboden en toegankelijk gemaakt voor alle Managed Services-medewerkers.
• Klantspecifieke documentatie wordt per klant gecategoriseerd opgeslagen en bijgehouden door Managed Services.
• Projectverantwoordelijkheid: Het projectteam is verantwoordelijk voor het opleveren van klantspecifieke documentatie bij overdracht aan Managed Services.

Acceptatiecriteria voor Managed Services

1. Technische inrichting

• Microsoft 365 ingericht volgens MSP-standaard en gevalideerd.
• Tenantinstellingen volgens best practices ingericht.
• Afwijkingen expliciet gedocumenteerd.

2. Identiteit en toegang

• Gebruikersaccounts beheerd via Entra ID.
• Privileged Identity Management (PIM) ingericht.
• Rollen en rechten duidelijk gedocumenteerd.

3. Licenties en compliance

• Licenties conform MSP-standaard actief.
• Compliance- en beveiligingsbeleid ingericht en gevalideerd.

4. Monitoring en beheerbaarheid

• Monitoring actief en alerts zichtbaar voor Managed Services.
• Back-up en recovery-processen ingericht en getest.
• Managed Services beschikt over benodigde beheerrechten.

5. Documentatie en overdracht

• As-built documentatie compleet en helder.
• Beheerproces en escalatieprocedures gedocumenteerd.
• Uitzonderingen expliciet vastgelegd en goedgekeurd.

6. Training en communicatie

• Klanten geïnformeerd over beheerprocessen.
• Managed Services-medewerkers geïnstrueerd over uitzonderingen.

7. Supportafspraken en SLA’s

• SLA’s vastgesteld en duidelijk gecommuniceerd.
• Eventuele afwijkingen formeel vastgelegd.

8. Deployment-ringen

• Wijzigingen worden gefaseerd uitgerold volgens de gestructureerde deployment-ringen.
• Acceptatie- en validatiecriteria voor elke ring zijn duidelijk vastgesteld.

Continue verbetering en evaluatie

Om de effectiviteit van standaardisatie en beheerprocessen te waarborgen:

• Halfjaarlijkse evaluaties worden uitgevoerd op de standaardconfiguratie en het beheerproces.
• Verzamelde feedback en monitoringdata worden gebruikt om verbeteringen door te voeren via de Change Advisory Board (CAB).
• Klanten worden actief betrokken bij het verbeterproces door middel van feedbacksessies.

Conclusie

Door Microsoft 365-omgevingen te standaardiseren en het beheer via deployment-ringen te professionaliseren, wordt het beheer voorspelbaarder, veiliger en efficiënter. Door vaste acceptatiecriteria en een continue verbetercyclus te hanteren, wordt de kwaliteit van de dienstverlening gewaarborgd en kunnen Managed Services optimaal functioneren.